Sekrety udanych negocjacji
Z pewnością każdy oczekuje, aby wszystkie prowadzone negocjacje przynosiły oczekiwane wyniki. Aby tak się stało, w trakcie rozmów należy przestrzegać 11 istotnych zasad.
Bądź delikatny wobec ludzi i twardy wobec problemów.
Najlepszy wynik osiągniesz wtedy, gdy wspólnie z oponentem skupicie się na rozwiązaniu istniejącego problemu, a nie będziecie okopywać się na swoich stanowiskach. Zapewnij go, że zależy Ci na porozumieniu satysfakcjonującym obie strony i zaproponuj, żebyście razem spróbowali znaleźć rozwiązanie.
Bądź przyjaźnie nastawiony wobec drugiej strony, wysłuchaj jej racji, wykaż zrozumienie i okaż, że zależy Ci na tym, by znaleźć najlepsze wyjście z sytuacji. Przedstaw szczegółowo, na czym – Twoim zdaniem – polega problem i konsekwentnie dąż do jego rozwiązania. Dyskusja musi być merytoryczna i nie pozwól, aby pojawiły się w niej ataki personalne.
Koncentruj się na celu, a nie na sposobach jego realizacji.
Często gdy skupiamy się na sposobach realizacji celu – taktykach, próbach manipulacji czy blefach, zapominamy o tym, co rzeczywiście chcemy osiągnąć. Nie zauważamy rozwiązań, które bez trudu dostrzeglibyśmy, gdybyśmy tylko mieli przed oczyma nasz cel i zrozumieli dążenia drugiej strony.
Jeśli zapominamy o celu, który nam przyświeca, negocjacje niepotrzebnie się przedłużają. Gdybyś na początku przedstawił drugiej stronie, co chcesz osiągnąć, oraz poprosił o określenie celu, do którego ona dąży, to Wasze negocjacje mogłyby być o wiele krótsze. Dużo łatwiej byłoby wtedy znaleźć rozwiązanie, które usatysfakcjonowałoby obydwie strony.
Zawsze składaj propozycje, które są korzystne dla obu stron.
Pamiętaj, że skuteczne negocjacje to takie, które zapewniają realizację uzasadnionych interesów Twoich i oponenta, sprawiedliwie rozwiązują konflikt, prowadzą do trwałego porozumienia, które polepszy stosunki miedzy Wami (a przynajmniej ich nie pogorszy). Nigdy nie doprowadzaj do sytuacji albo-albo. Szukajcie razem z oponentem rozwiązania korzystnego dla obu stron. Czy takie porozumienie jest w ogóle możliwe? Czasami uratowałoby istnienie niejednej firmy. Pokazuje to historia pewnej kopalni i elektrowni. Oba przedsiębiorstwa były od siebie uzależnione. Kopalnia sprzedawała elektrowni węgiel, a elektrownia rewanżowała się prądem. Problem powstał w chwili, gdy obie strony nie mogły dojść do porozumienia co do cen produktów. Każda z nich chciała zarobić więcej, nie myśląc o interesach drugiej. Negocjacje się urwały i… oba przedsiębiorstwa zbankrutowały. Gdyby zamiast żądać pieniędzy rozliczały się barterowo lub oferowały sobie towar po niższych cenach, zapewne istniałyby nadal.
Zawsze nalegaj na przyjęcie obiektywnych kryteriów.
Zawsze przed rozpoczęciem negocjacji zastanów się, jak umotywujesz swoją ofertę. Staraj się znaleźć opinie ekspertów, badania czy przepisy, które uzasadniłyby Twoje stanowisko. Wtedy łatwiej przekonasz drugą stronę.
Pamiętaj przy tym, aby posługiwać się faktami. Na przykład jeżeli chcesz wynająć mieszkanie, to zorientuj się, jakie są ceny wynajmu podobnych lokali w okolicy. Wtedy, jeśli właściciel mieszkania zażąda zbyt wysokiej ceny, odwołasz się do obiektywnych kryteriów – ceny rynkowej.
Pamiętaj, że w negocjacjach tak naprawdę liczy się oferta.
To, co oferujesz drugiej stronie – produkt lub usługę – jest dla niej najważniejsze. O wiele mniej interesują ją powody, dla których przedstawiasz właśnie taką propozycję. Nie oznacza to jednak, byś formułując ofertę, nie miał dla niej żadnego logicznego uzasadnienia. Zawsze formułuj oferty konkretnie, nie zaś ogólnie. Powiedz: Zapłacę panu maksymalnie 3000 zł, a nie: mogę zapłacić panu około 3000 zł. Ta druga wypowiedź stanowi zachętę do żądania ustępstw.
Ustępuj z wyczuciem.
Sposób ustępowania jest nieraz ważniejszy niż samo ustępstwo. Jeśli za szybko zrezygnujesz ze swoich żądań, oponent pomyśli, że były one zbyt wygórowane. Jeżeli nie ustąpisz w ogóle, możesz doprowadzić do zerwania rozmów i zostaniesz uznany za osobę mało elastyczną. Dobre ustępstwa to te niewielkie, stopniowe i rozłożone w czasie. Zanim podejmiesz decyzję, powiedz, że musisz się naradzić z szefem, główną księgową i jeszcze raz przeanalizować ofertę. Pamiętaj, żebyś dłużej zwlekał przy każdym kolejnym ustępstwie. Zależy Ci przecież na tym, aby sprawić wrażenie, że każdy następny krok w stronę porozumienia kosztuje Cię rzeczywiście dużo…
Ustępstwa drugiej strony przyjmuj spokojnie.
Zachowuj się naturalnie, tak jakbyś od początku rozmów wiedział, że druga strona musi z omawianej sprawy zrezygnować. Profesjonalni negocjatorzy w trakcie rozmów mają często markotną minę. Nie mówią tego wprost, ale robią takie wrażenie, jakby wszystkie ustępstwa drugiej strony były – ich zdaniem – zbyt małe.
Bądź ambitny i mierz.
Pamiętaj, że im więcej zażądasz, tym więcej możesz dostać, Twój oponent zaś i tak zawsze będzie chciał uzyskać rabat. Na wstępie rozmów zaproponuj mu więc wyższą cenę początkową i dopiero w trakcie negocjacji obniż ją.
Staraj się zrobić dobre wrażenie na początku rozmowy.
Od pierwszego wrażenia, które zrobisz na oponencie, zależy, jaką opinię wyrobi sobie na Twój temat. Jeżeli uzna cię za sympatycznego i otwartego człowieka, łatwiej osiągniecie porozumienie. W końcu każdy woli rozmawiać z przyjacielem niż z wrogiem… W stosunku do przyjaciół jesteśmy bardziej skorzy do ustępstw, łatwiej akceptujemy ich opinie i uwzględniamy potrzeby. Postaraj się więc, aby Twój oponent Cię polubił. Ubierz się zgodnie z jego oczekiwaniami (a więc w sposób, który jest przyjęty w jego środowisku), uśmiechaj się często, używaj podobnego słownictwa i podobnych gestów. Koniecznie słuchaj go aktywnie – potwierdzaj to, co mówi, pytaj, czy dobrze go zrozumiałeś i wykazuj zrozumienie dla jego argumentów.
Przygotuj drobny upominek.
W żadnym przypadku nie chodzi tu o przekupstwo ani łapówkę, tylko o drobny prezent, który zrobi miłe wrażenie na Twoim oponencie. Jeśli przy tym on nie ma dla Ciebie takiego prezentu, to w ten sposób postawisz go w gorszej sytuacji – będzie czuł, że powinien Ci się czymś zrewanżować i może dzięki temu łatwiej uda Ci się osiągnąć porozumienie.
Pamiętaj, że w negocjacjach liczą się nie tylko pieniądze.
Większość osób myśli, że w negocjacjach liczą się tylko pieniądze. To błędne przekonanie prowadzi do tego, że cena staje się głównym (a często jedynym) aspektem rozmów. Zapominamy, że w ofercie są również inne elementy, które można negocjować. Gdy np. nie możesz obniżyć ceny, to może łatwiej przyjdzie Ci wydłużyć czas obowiązywania gwarancji, zorganizować darmowe szkolenie dla pracowników klienta, przesunąć na później termin płatności lub zapewnić bezpłatną dostawę towaru. Jest cała gama usług dodatkowych, które możesz zaproponować, by pokazać, że cena nie jest najważniejszym elementem oferty.
Profesor Zbigniew Nęcki, kierownik Katedry Stosunków Międzyludzkich na Wydziale Zarządzania Uniwersytetu Jagiellońskiego, autor książki "Negocjacje w biznesie"
"Sciągnięte" z internetu:
http://www.jobmed.pl/artykul.php?idartykul_rodzaj=11&idartykul=207
